faktura
Send din første faktura
Hva fakturaen må inneholde, hva som skjer når du sender den, hva som blir lagret — og hvorfor fakturanummeret først tildeles når fakturaen sendes.
Hva en faktura må inneholde
En faktura er et salgsdokument, og bokføringsforskriften sier hva den blant annet skal inneholde: nummer og dato, hvem som selger og hvem som kjøper, hva som er levert og hvor mye, når og hvor det ble levert, hva det koster og når det skal betales, og merverdiavgiften i norske kroner når salget er avgiftspliktig.
Om deg som selger skal fakturaen minst vise navn og organisasjonsnummer. Om kunden skal den minst vise navn, og adresse eller organisasjonsnummer. Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret ditt etterfølges av bokstavene «MVA».
Fakturaen henter firmanavnet, adressen og organisasjonsnummeret ditt fra innstillingene i det øyeblikket du sender den, og skriver «MVA» etter organisasjonsnummeret når virksomheten er markert som mva-registrert der. Sjekk innstillingene før du sender den første fakturaen.
Fakturaskjemaet har egne felt for leveringsdato og leveringssted. Et utkast kan lagres uten dem, men fakturaen kan ikke sendes før leveringsdatoen og leveringsstedet — minst poststed og land — er fylt inn. Med ett klikk kan du bruke fakturadatoen som leveringsdato eller kundens adresse som leveringssted; ellers fylles ingenting inn for deg. Begge skrives på fakturaen.
Lager du fakturaen fra registrerte timer, blir leveringsdatoen den siste dagen med timer på fakturaen. Leveringsstedet fyller du inn i utkastet før du sender det.
Fakturanummeret tildeles når du sender
Salgsdokumenter skal ha nummer fra en kontrollerbar sekvens, eller være merket slik at det enkelt kan etterprøves at alt salg er fakturert. Her tildeles fakturanummeret maskinelt i én sammenhengende serie — du skriver det ikke inn selv.
Et utkast har ikke fakturanummer. Fakturaen får nummer i det du sender den, og nummeret er alltid det neste i serien. Et utkast som slettes, har derfor ikke brukt opp noe nummer, og serien får ingen hull.
Kreditnotaer får nummer fra den samme serien. Serien fortsetter over årsskiftet; den starter ikke på nytt for hvert år.
Når du tar i bruk tjenesten, kan du velge hvilket nummer serien skal starte på — for eksempel hvis du har sendt fakturaer fra et annet system før. Startnummeret kan bare endres så lenge ingen faktura har fått nummer.
Når du sender fakturaen
Når du sender, får fakturaen nummer og blir bokført med det samme: kundefordringen, inntekten og eventuell utgående merverdiavgift føres i regnskapet. Fra da av kan fakturaen ikke endres eller slettes. Er noe feil, lager du en kreditnota og sender en ny faktura.
En kreditnota krediterer hele fakturaen, og kan bare lages så lenge det ikke er registrert noen innbetaling på den.
Fakturaen sendes samtidig på e-post til kunden, til e-postadressen som står på kunden, med fakturaen som PDF-vedlegg. Fakturasiden viser om e-posten gikk gjennom. Gikk den ikke — for eksempel fordi kunden ikke har en e-postadresse — er fakturaen likevel sendt og bokført, og du kan sende e-posten på nytt, også til en annen adresse.
En kreditnota sendes ikke på e-post av seg selv. Fra kreditnotasiden kan du sende den til kunden.
Hva blir lagret
Fakturaen lagres med kundens navn, organisasjonsnummer og adresse slik de var da utkastet sist ble lagret, sammen med linjene, mva-satsene og beløpene. Endrer du kunden i kontaktlisten senere, påvirker det ikke fakturaer du allerede har sendt.
Når fakturaen sendes, lagres også dine egne opplysninger på den — firmanavn, adresse, organisasjonsnummer, mva-registrering, e-postadresse og kontonummeret kunden skal betale til — sammen med leveringsdatoen og leveringsstedet. PDF-en lages på nytt hver gang du laster den ned, men en sendt faktura viser alltid opplysningene slik de var da den ble sendt, også om du endrer firmaopplysningene senere. Et utkast viser firmaopplysningene slik de er nå.
Fakturaer er regnskapsmateriale som skal oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret. En sendt faktura kan ikke slettes, og du kan laste den ned som PDF fra fakturasiden.
Når bør du spørre regnskapsføreren
Hvis du er usikker på om varen eller tjenesten er mva-pliktig, om kunden er i EØS eller utenfor, eller om dette er en proformafaktura før en ekte handel — stopp og spør. Riktig mva-kode på fakturalinjen er enklere å velge før fakturaen sendes enn å rette opp i ettertid.